フローとストック（情報編）

今回は「日程調整が上手くできない人」や「共有したことを何度も聞かれてしまう」人の悩み解決になる考え方『フロー(flow)とストック(stock)の情報編』を書いていきます。

またビジネスで上司から「そんなこと連絡もらってないぞ」と怒られたりするリスクも減らせる考えです。

まず結論から書きます。

• 情報共有の意図を明確にしよう。（速さが大事なのか、網羅性が大事なのか）
• 意図にあった伝達方法をとろう。（速さならフロー、網羅性ならストック）

このブログを書き始めたきっかけは、お昼に後輩から相談を受けたのがきっかけでした？

ここを意識している人としてない人では時間の効率や情報共有力に差が発生します。

「落ち着いたらみんなで温泉にいってゆっくりしたいね」って月曜日に話した件で、後輩ちゃんが日程調整してくれていたのですが、まさか日程まだ決まってなかったとはwww

本題に戻って今回は下記の順番で書いていきます。

• 伝達手段の種類と役割
• どういったケースで使い分けるべきか
• ビジネスにも使える考え

当たり前に感じる人もいますが、意外とできていない人も多いので参考になれば嬉しいです。

伝達手段の種類と役割

日常生活で触れる機会の多いツールを種類に分けて書いてみました。

LINEやメールは使い方や用途によってフローにもストックにもなると思うのですが、違いわかりますでしょうか？

私の考えるそれぞれの役割を次に書きます。

フローとストックは金融知識で主に出てくる言葉ですが、私はこれを他の場所でも使います。今回は情報で使いましたが、他にも新規事業を考える時に使うことが多いです。

フローがよく使われる言葉として「キャッシュフロー」「フローチャート」とかでよく名前を目にすると思います。

ここで言うフローとは「流れ」のことです。

じゃあストックは？って言われると直接使った言葉が思いつかないんですよね。バランスシートはストックって言うのですが...（どなたか知っていたら教えてください！！）

ここで言うストックとは「貯まった量」のことです。

こういったイメージで考えてください。

上から下に流れる滝のような場所がフロー。一番下に貯まった池のような場所がストック。

どうでしょう？イメージ合いましたか？

どういったケースで使い分けるべき？

これはシンプルに後で使い回す情報かどうかで考えればいいと思います。

例えば今回の温泉旅行を私なら次のように意識します。

• 日程をどうするか⇨フローのちストック
• どこに旅行するか⇨フローのちストック
• 何がしたいか⇨フローのちストック
• 旅行のしおり⇨ストック

日程をどうするか、旅行先をどうするか、何をするか。

これらはブレストで意見を出してもらって決める速度が大事だと考えます。

例えば日程すぐ出せない人が1人いて、１週間後に決まって再度聞いたら他の人が予定入れちゃったみたいなことありませんか？

（心の中で「協調性！！」と思ってはいますが、自由人が私含めて多いグループなのでw）

こういう事例もあるので私なら、候補を５、６個出して、一番参加者が多いところで日程を確定させます。

これを毎回メールでやっていたら行き違いもあって大変ですよね。

返信しようと思っていたら、誰かが返信してたから打ち直したり、返事が被ってカオスになったり...

なのでこういう時はLINEのグループで決めたり、日程調整ツールの「調整さん」を使って返事してねのアラートだけをする。

日程が決まれば、やりとりは重要じゃなく「いつ行くのか」が重要な情報です。その情報だけストックして、他は見れなくても問題ありません。（後で拾えないでも問題ないってことです。）

どこに旅行するか、何がしたいかを決めるのも同じです。決まればそれで、それ以外のブレスト情報はいりません。

ただ、この決めたことはどこかにまとめておく（ストックする）必要があります。

そうじゃないと「いつ旅行行くんだっけ？え、明日？」「どこに行くんだっけ？パスポートいる？」みたいなことが発生します！

...はい。全て過去の私です。

友人から「仕事はしっかりしてるはずなのになんでプライベートの予定はこんなに忘れるの！！！パスポートいらないから、いますぐ空港に行くよ！」と楽しい旅行前の電車でめちゃめちゃ怒られました。

しかも沖縄に仕事着のまま手ぶらで行くという暴挙も経験しました...

ただ私はここから斜め上の考えに至りました。

LINEの過去情報を遡るのは、産卵のために上流にいく鮭の気持ちだと、沖縄の夜空を見ながら呑気に思いました。

それから決まった情報はスプレッドシートに書いてまとめるようにたらこの悩みがなくなりました。

そして誰かに聞かれたら、そのリンクをポイっとLINEに流せば誰でも見れる状態にしました。

結果、私のグループはそういう旅行のトラブルが激減しました。

ビジネスにも使える考え

ビジネスに使える考えがどこにあるのかと思う方もいるかもしれませんが、おそらく皆さん無意識にやられていると思います。

会社で使っているのがファイルサーバーなのかクラウドストレージなのかわかりませんが、例えば契約書の写しをメールに添付してるからOK、とはならないですよね？

電子データとして確認できるようにファイルサーバーにアップロードしたり、議事録はメールで送るだけでなく、情報共有サービスに週ごとにまとめていったり。

そういう無意識にやっていることもフローとストックなんだな、と私は考えるようになってから、許可してない問題で怒られることは無くなりました。

許可どりはブレストのチャットツール（意思決定は行動のために速度が重要）でとって、証票として残すためにそのリンクを貼って稟議（社内規定を守るために正確な情報を残すことが重要）を出すようにしています。

これをすぐに行うことで上司から「そんなことを許可した覚えはない！」と言われることは、ほとんどありません。

たまに言ってくる方がいても、その時はリンクと稟議を出して「許可もらってますよ？」とズバッと言って解決しますww

ただ、意識できずにグループで聞かずに一人一人に聞いて無駄に時間使っている方もいます。

特に労務の人に多いかなと思っています。

大事な個人情報と、誰もが見ていい情報を混同しているから、常にDMで仕事をして仕事がとっても遅い人がいます。

そういう無駄な時間を使わないで早く仕事を終わらせるためにも、どのツールでどう伝えるべきなのかを考えましょう。

怒られずに無駄な残業をしない！ぜひそんな生活をしてください！

またこのブログを書いている間に近場の温泉に日帰りで行くことが決まりました。

後輩ちゃんはまだ社会人1年目なので良い経験だと思って、考え方だけ教えて最後までやらせました。

最後までよく頑張りました！

4月から後輩も入ってくるので色んな考えを吸収して更に後輩に伝えていって欲しいです。

私も楽しみたいと思っています。

温泉に入っての日本酒がやめられないww

もし気付いた点や直した方が良い点があればご指摘頂けると幸いです。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました！